В Україні модернізували Електронний реєстр апостилів. Що зміниться для українців?

У сфері проставлення апостиля Україна зробила крок від паперової моделі ХХ століття до цифрового середовища. Важливим етапом у цьому процесі стала модернізація Електронного реєстру апостилів – один з кроків до системної трансформації, що передбачає перехід від розрізнених паперових процедур і фізичних журналів до єдиного захищеного цифрового середовища для транскордонного використання документів. Фактично йдеться про впровадження найкращих світових практик електронного апостилювання.

Цифрові інструменти у цій сфері реалізовані менш ніж у половини серед 129 країн-учасниць Гаазької конвенції, до якої Україна приєдналась у 2003 році. І зараз входить до переліку держав, які повноцінно імплементують сучасну модель – із електронним реєстром, онлайн-перевіркою (e-Register) та електронним апостилем (e-Apostille).

До цього використання документа за кордоном вимагало виключно складної багаторівневої процедури – консульської легалізації. Апостиль замінив цей ланцюг одним стандартизованим штампом, який визнається всіма країнами-учасницями Конвенції.

Чому реєстр потребував модернізації?

Попри те, що Електронний реєстр апостилів в Україні було створено ще у 2015 році, фактично він довгий час використовувався лише в системі органів Міністерства юстиції. Водночас повноваження на проставлення апостиля мають ще пʼять центральних органів виконавчої влади – Міністерство внутрішніх справ України, Міністерство освіти і науки України, Міністерство закордонних справ України, Державна міграційна служба України, Державна податкова служба України.

Це означає, що в межах однієї країни паралельно існують різні моделі роботи: в одній системі – електронний реєстр і цифровий облік, в інших – паперові журнали, локальні картотеки зразків підписів і печаток та перевірки через офіційне листування.

Така фрагментація створювала багато складнощів. Коли облік ведеться в різних форматах і різних системах, перевірка повноважень підписанта, звірка зразків або підтвердження факту видачі апостиля стають складнішими та повільнішими.

Крім того, після 2022 року мільйони українців користуються документами за кордоном. І в цих умовах система, що працює частково на папері, а частково в цифрі, перестає відповідати реальному навантаженню.

Саме тому модернізація реєстру означає побудову єдиного цифрового середовища, здатного об'єднати всі компетентні органи в межах спільної інфраструктури та єдиної логіки роботи. Над модернізацією Електронного реєстру апостилів працювали експерти Міністерства юстиції України спільно з ДП "Національні інформаційні системи" та Академією електронного управління (eGA) в межах проєкту DT4UA.

Варто підкреслити, що паперова модель апостилювання – це не українська особливість. У багатьох країн-учасниць Конвенції досі ведуться фізичні журнали обліку, а перевірка апостиля здійснюється через офіційні запити між державами.

Наприклад, в Італії облік апостилів на рівні окремих муніципалітетів досі здійснюється у фізичних журналах. У Сполучених Штатах цифрові рішення впроваджені лише в частині штатів, тоді як інші продовжують використовувати паперову модель.

Що дає модернізація на практиці?

Модернізація Електронного реєстру апостилів – це фактично перезбірка системи з урахуванням реальної моделі роботи всіх компетентних органів.

Якщо раніше інструмент був технічно придатний лише для використання в межах одного органу – Мінʼюсту – то тепер він спроєктований як універсальна платформа, до якої можуть підключатися всі установи, уповноважені на проставлення апостиля.

По суті, створено єдине цифрове середовище, в якому ведеться централізований електронний облік апостилів, може формуватись та зберігатись актуальна бібліотека зразків підписів і печаток, фіксується історія обробки кожного документа, реалізована можливість швидкої онлайн-перевірки виданого апостиля.

Це означає перехід від паперових журналів і локальних картотек до системи, де перевірка повноважень підписанта та факту видачі апостиля здійснюється без фізичної звірки або міжвідомчого листування.

Тож, відтепер разом із паперовим апостилем заявник отримує і його електронну версію, яка формується на порталі Міністерства юстиції. Далі апостиль можна надсилати електронною поштою до іноземних установ у країнах-учасницях Гаазької конвенції. Водночас варто враховувати, що практика прийняття електронних документів може відрізнятися залежно від країни або конкретної установи, тому перед використанням краще уточнити вимоги сторони, яка прийматиме документ.

Окремий результат – прозора транскордонна перевірка. Кожен апостиль, сформований через систему, отримує унікальні реквізити, які дозволяють, у разі потреби, іноземній установі швидко звірити дані через український публічний портал. Таким чином, модель паперового запиту між країнами замінюється цифровою перевіркою.

Для органів влади це означає зниження операційних ризиків, автоматизацію обліку та контроль над повнотою даних.

Для громадян – передумова масштабування послуги: більше точок прийому документів, швидший процес і поступовий перехід до електронного апостиля для електронних документів.

Окремий стратегічний ефект модернізації – можливість розширення мережі точок прийому документів. Модель, яка вже багато років працює в системі Міністерства юстиції, передбачає розділення функцій: бек-офіс ухвалює рішення та проставляє апостиль, тоді як фронт-офіси приймають документи, оцифровують їх і видають результат заявнику. Для інших компетентних органів, де часто існує лише одна фізична точка подачі, підключення до Реєстру відкриває можливість створити аналогічну регіональну мережу. Це означає, що послуга може стати доступнішою без зміни самої правової логіки апостилювання.

У перспективі, за умови підключення кількох органів до єдиного цифрового середовища, з'являється можливість формування спільної екосистеми фронт-офісів, коли різні відомства працюють у межах однієї інфраструктури, а громадянин не залежить від географії центрального апарату.

Від реєстру до повноцінного онлайн-сервісу

Станом на сьогодні ключове досягнення – створення повноцінної цифрової інфраструктури у сфері апостиля.

Реєстр технічно готовий до підключення всіх компетентних органів і до роботи в єдиній логіці. Це фундамент, без якого подальша цифровізація була б неможливою.

Для громадян, які вже отримували апостиль через Міністерство юстиції, процес принципово не змінюється одразу. Найбільш відчутний ефект з'являтиметься по мірі підключення інших органів та розширення мережі фронт-офісів. Саме це визначатиме швидкість масштабування та доступність послуги по всій країні.

Наступний етап – розвиток повноцінного електронного апостиля та інтеграція з порталом Дія. Планується, що вже цього року буде можливість подання заяви через портал Дія на отримання електронного апостиля для електронних документів.

Йдеться про сценарій, коли документ, який уже існує в електронній формі (наприклад, витяг про несудимість), після обробки в системі повертається заявнику як електронний файл з апостилем — без необхідності фізичного відвідування установи. Такий формат дозволяє передавати документ за кордон у цифровому вигляді, із можливістю перевірки через реєстр.

Модернізація реєстру апостилів закладає основу для переходу від паперового штампа до повноцінного цифрового підтвердження транскордонних документів. Україна сьогодні входить до переліку тих, хто реалізував сучасну модель у комплексі – від електронного реєстру до технічної готовності електронного апостиля. Це означає, що ми не лише модернізуємо власну систему, а й формуємо практику, яка може бути корисною іншим країнам.

Марі Педак