В Украине модернизировали Электронный реестр апостилей. Что изменится для украинцев?

В сфере проставления апостиля Украина сделала шаг от бумажной модели ХХ века к цифровой среде. Важным этапом в этом процессе стала модернизация Электронного реестра апостилей - один из шагов к системной трансформации, предусматривающий переход от разрозненных бумажных процедур и физических журналов к единой защищенной цифровой среде для трансграничного использования документов. Фактически речь идет о внедрении лучших мировых практик электронного апостилирования.

Цифровые инструменты в этой сфере реализованы менее чем у половины среди 129 стран-участниц Гаагской конвенции, к которой Украина присоединилась в 2003 году. И сейчас входит в перечень государств, которые полноценно имплементируют современную модель - с электронным реестром, онлайн-проверкой (e-Register) и электронным апостилем (e-Apostille).

До этого использование документа за рубежом требовало исключительно сложной многоуровневой процедуры - консульской легализации. Апостиль заменил эту цепь одним стандартизированным штампом, который признается всеми странами-участницами Конвенции.

Почему реестр нуждался в модернизации?

Несмотря на то, что Электронный реестр апостилей в Украине был создан еще в 2015 году, фактически он долгое время использовался только в системе органов Министерства юстиции. В то же время полномочия на проставление апостиля имеют еще пять центральных органов исполнительной власти - Министерство внутренних дел Украины, Министерство образования и науки Украины, Министерство иностранных дел Украины, Государственная миграционная служба Украины, Государственная налоговая служба Украины.

Это означает, что в пределах одной страны параллельно существуют разные модели работы: в одной системе - электронный реестр и цифровой учет, в других - бумажные журналы, локальные картотеки образцов подписей и печатей и проверки через официальную переписку.

Такая фрагментация создавала много сложностей. Когда учет ведется в разных форматах и разных системах, проверка полномочий подписанта, сверка образцов или подтверждение факта выдачи апостиля становятся более сложными и медленными.

Кроме того, после 2022 года миллионы украинцев пользуются документами за рубежом. И в этих условиях система, работающая частично на бумаге, а частично в цифре, перестает соответствовать реальной нагрузке.

Именно поэтому модернизация реестра означает построение единой цифровой среды, способной объединить все компетентные органы в рамках общей инфраструктуры и единой логики работы. Над модернизацией Электронного реестра апостилей работали эксперты Министерства юстиции Украины совместно с ГП "Национальные информационные системы" и Академией электронного управления (eGA) в рамках проекта DT4UA.

Стоит подчеркнуть, что бумажная модель апостилирования - это не украинская особенность. Во многих странах-участницах Конвенции до сих пор ведутся физические журналы учета, а проверка апостиля осуществляется через официальные запросы между государствами.

Например, в Италии учет апостилей на уровне отдельных муниципалитетов до сих пор осуществляется в физических журналах. В Соединенных Штатах цифровые решения внедрены только в части штатов, тогда как другие продолжают использовать бумажную модель.

Что дает модернизация на практике?

Модернизация Электронного реестра апостилей - это фактически пересборка системы с учетом реальной модели работы всех компетентных органов.

Если раньше инструмент был технически пригоден только для использования в пределах одного органа - Минюста - то теперь он спроектирован как универсальная платформа, к которой могут подключаться все учреждения, уполномоченные на проставление апостиля.

По сути, создана единая цифровая среда, в которой ведется централизованный электронный учет апостилей, может формироваться и храниться актуальная библиотека образцов подписей и печатей, фиксируется история обработки каждого документа, реализована возможность быстрой онлайн-проверки выданного апостиля.

Это означает переход от бумажных журналов и локальных картотек к системе, где проверка полномочий подписанта и факта выдачи апостиля осуществляется без физической сверки или межведомственной переписки.

Поэтому, отныне вместе с бумажным апостилем заявитель получает и его электронную версию, которая формируется на портале Министерства юстиции. Далее апостиль можно отправлять по электронной почте в иностранные учреждения в странах-участницах Гаагской конвенции. При этом стоит учитывать, что практика принятия электронных документов может отличаться в зависимости от страны или конкретного учреждения, поэтому перед использованием лучше уточнить требования стороны, которая будет принимать документ.

Отдельный результат - прозрачная трансграничная проверка. Каждый апостиль, сформированный через систему, получает уникальные реквизиты, которые позволяют, в случае необходимости, иностранному учреждению быстро сверить данные через украинский публичный портал. Таким образом, модель бумажного запроса между странами заменяется цифровой проверкой.

Для органов власти это означает снижение операционных рисков, автоматизацию учета и контроль над полнотой данных.

Для граждан - предпосылка масштабирования услуги: больше точек приема документов, более быстрый процесс и постепенный переход к электронному апостилю для электронных документов.

Отдельный стратегический эффект модернизации - возможность расширения сети точек приема документов. Модель, которая уже много лет работает в системе Министерства юстиции, предусматривает разделение функций: бэк-офис принимает решение и проставляет апостиль, тогда как фронт-офисы принимают документы, оцифровывают их и выдают результат заявителю. Для других компетентных органов, где часто существует только одна физическая точка подачи, подключение к Реестру открывает возможность создать аналогичную региональную сеть. Это означает, что услуга может стать более доступной без изменения самой правовой логики апостилирования.

В перспективе, при условии подключения нескольких органов к единой цифровой среде, появляется возможность формирования общей экосистемы фронт-офисов, когда разные ведомства работают в рамках одной инфраструктуры, а гражданин не зависит от географии центрального аппарата.

От реестра до полноценного онлайн-сервиса

На сегодня ключевое достижение - создание полноценной цифровой инфраструктуры в сфере апостиля.

Реестр технически готов к подключению всех компетентных органов и к работе в единой логике. Это фундамент, без которого дальнейшая цифровизация была бы невозможна.

Для граждан, которые уже получали апостиль через Министерство юстиции, процесс принципиально не меняется сразу. Наиболее ощутимый эффект будет появляться по мере подключения других органов и расширения сети фронт-офисов. Именно это будет определять скорость масштабирования и доступность услуги по всей стране.

Следующий этап - развитие полноценного электронного апостиля и интеграция с порталом Дія. Планируется, что уже в этом году будет возможность подачи заявления через портал Дія на получение электронного апостиля для электронных документов.

Речь идет о сценарии, когда документ, который уже существует в электронной форме (например, выписка о несудимости), после обработки в системе возвращается заявителю как электронный файл с апостилем - без необходимости физического посещения учреждения. Такой формат позволяет передавать документ за границу в цифровом виде, с возможностью проверки через реестр.

Модернизация реестра апостилей закладывает основу для перехода от бумажного штампа к полноценному цифровому подтверждению трансграничных документов. Украина сегодня входит в перечень тех, кто реализовал современную модель в комплексе - от электронного реестра до технической готовности электронного апостиля. Это означает, что мы не только модернизируем собственную систему, но и формируем практику, которая может быть полезной другим странам.

Мари Педак